Главная
| Печать |  E-mail

Вопросы и ответы по системе мотивации

Сегодня мы встречаемся с руководителем направления по внедрению системы мотивации ТБС Консалтинг Ириной Воробьевой. Мы попросили Ирину рассказать подробней о системе мотивации, внедрением которой она занимается -  что система мотивации дает компании, какие имеются особенности и как избежать рисков, связанных с внедрением новой системы.

Зачем нужна система мотивации? Какие задачи она решает? На что, и самое главное, как мотивирует?

Система мотивации нужна всем и всегда. Как правило она всегда есть, но, другое дело какая она? Насколько она эффективна для Вашего бизнеса? Учитывает ли система мотивации текущие задачи, цели развития бизнеса, или наоборот -  может быть, она уравнивает достижения результативных сотрудников и не очень, ее условия выгодны для случайных людей, а не для профессионалов. Проведите такой анализ и, если найдете подтверждения вышеуказанному, срочно принимайте меры – создавайте НОВУЮ систему мотивации.

Основной задачей системы мотивации является установление соответствия результатов деятельности компании и вознаграждения персонала с учетом вклада в общий результат каждого. Результаты деятельности планируются, таким образом, все мотивируются на выполнение результатов.

Система мотивации нужна тем, кто хочет оплачивать результаты деятельности, а не выход на работу.


Могли бы Вы привести результаты внедрения системы мотивации? Какой эффект это дало компаниям, где она внедрена? Можете ли Вы привести конкретные примеры?

Эффектов от внедрения всегда несколько. Самый явный и быстрый эффект – это оптимизация фонда оплаты труда (ФОТ), которая включает в себя некоторое сокращение (5-10%) и некоторое перераспределение ФОТ. При этом лучшие сотрудники зарабатывают еще больше, худшие сотрудники еще меньше, то есть «уравниловку» исключаем, каждый «зарабатывает» вознаграждение, а не «получает» зарплату. Вознаграждение ставится в полную зависимость от эффективности компании. Нет такого, что компания плохо сработала в отчетном периоде, а на вознаграждении персонала это никак не отразилось. И, наоборот, конечно.

Следующим, важным для бизнеса эффектом является то, что каждый сотрудник, наряду с выполнением своих функциональных обязанностей, начинает «трепетно» относиться к показателям, которые напрямую влияют на его вознаграждение. Это позволяет обеспечивать выполнение количественных показателей (выручка, доходы, затраты, время, производительность, % брака и пр.) и качественных (выполнение регламентов, инструкций,  чек-листов и пр.) При этом организована абсолютно прозрачная система контроля над выполнением показателей. Иначе система мотивации работать не будет.

Примеры приведу такие:

  • важным эффектом от внедрения нашей комплексной системы мотивации в производственной компании было сокращение брака готовой продукции, которое было обеспечено за счет включения в мотивацию показателей снижения брака на каждом переделе. Каждый участок отвечал не только за брак на своем участке, но и за контроль качества полуфабрикатов, поступивших на вход. Кроме того, все заказы стали выполняться точно в срок;
  • в логистической компании под контроль взяли производительность складских работников, что сразу обеспечило ее рост (количество и объем обработанных товаров в единицу времени) и выявило наиболее ловких и профессиональных сотрудников. Да, я считаю, что профессионалом должен быть не только продавец или финансист, но и кладовщик. Сформировался «Портрет» такого профессионала, теперь знаем на кого ровняться. Понимаем, кого назначить старшим в бригаде, кто может заниматься наставничеством.

Хороший эффект дает внедрение мотивации в проектной компании. Вменение сотрудникам проектных показателей позволило выполнить комплекс взаимосвязанных проектов в сроки и в рамках запланированных бюджетов. Правда, для получения максимального эффекта, целесообразно применять инструменты проектного управления в самой компании, иначе возникнут трудности с планированием самих показателей.

Качественным эффектом всех внедрений является повышение ответственности за показатели бизнеса за счет четкого распределения ответственности и справедливой оценки результатов.


Если человека наказывают рублём, не теряет ли он чувство уверенности в завтрашнем дне? Нет ли здесь покушения на потребность в безопасности – одну из потребностей нижних уровней пирамиды Маслоу? Как это сказывается на эмоциональном самочувствии сотрудников и их отношении к работе, как следствие на результатах их работы? Не приводит ли это к снижению качества обслуживания в особенно чувствительных к этому отраслях – в сфере услуг.

Почему сразу наказывать? Вот я больше волнуюсь за тех, кто работает за троих, а получает, как все в данной должности. Нет задачи наказать, есть задача четко понимать возможности сотрудника, его компетенции, результаты, на которые можно рассчитывать, а также его желание работать в команде на общий результат. Мы хотим платить за каждую из этих составляющих, а не за должность. Внедряя систему мотивации, мы собираем профессиональную команду, готовую разделить цели бизнеса. Главное – результат. В данном контексте, меня всегда волнует эмоциональная составляющая именно этих работников. Опыт показывает, что они начинают работать еще лучше, и климат в компании становится здоровым. Те, которые совсем не справляются или «не в теме», сами уходят. Их даже выгонять не надо, тоже большой плюс для руководителей.


Как Вы предлагаете мотивировать тех, у кого актуализированы потребности в социальном признании, в самореализации? Мотивирует ли таких людей предлагаемая Вами система мотивации или наоборот -  демотивирует? Или же правильней говорить, что внедряемая система мотивации подходит только для некоторых категорий персонала?

Мы считаем, что правильно, если система мотивации работает для всех категорий сотрудников, начиная от Генерального директора, и заканчивая самыми «простыми» должностями. В этом случае, можно сказать, да, у нас реализованы свои принципы, для всех существуют определенные правила. Однако, мы не говорим, что правила для всех одинаковы.  Чем выше должность (или грейд), тем более целесообразно использовать показатели «высокого уровня», а работу этих показателей оценивать не каждый месяц, а, возможно, один раз в квартал или  год. Скажу честно, многие не любят оценки своего труда. Особенно те, кто не выполняет договоренностей. В нашем случае, признание происходит через результаты, если это Вас не мотивирует, то, видимо Вы не с нами… И самореализация не должна быть в разрез с задачами бизнеса, это приходится учитывать.


Расскажите, пожалуйста, более подробно какие инструменты Вы внедряете и почему?

Инструменты очень простые и понятные. Для определения «ценности» должности мы используем факторы оценки, разработанные нами и адаптированные под конкретную компанию. Затем формируется система вознаграждения – соотношение переменной и постоянной части вознаграждения с учетом отношения должности к бизнесу (продажи, производство, обеспечение, обслуживание). Следующим инструментом является таблица показателей компании, подразделения, конкретной должности, в ней описываются все показатели, методики их расчета. И еще два инструмента, это:

  • Карта оценки деятельности (КОД) должности, в которой, впоследствии, будет производиться сравнение плановых и фактических показателей;
  • для удобства эксплуатации системы мотивации, для каждого подразделения или направления деятельности формируется модель, которая содержит показатели подразделения и карты оценки деятельности всех сотрудников.

Вот, собственно, и все. Все инструменты передаются клиенту вместе с инструкциями по их использованию.


Подскажите,  как предлагаемая система мотивации учитывает ситуацию на рынке труда? Из-за дефицита специалистов ряда специальностей уровень зарплаты персонала одного и того же уровня квалификации могут значительно отличаться. И это никак не связано с их усердием и квалификацией. Это связано с текущей конъюнктурой рынка труда. Например, среднего уровня специалисты по внедрению SAP могут зарабатывать столько же или больше, чем высококвалифицированный менеджер по закупкам или логист. Если не предложить такому специалисту рыночный уровень вознаграждения, то он просто уйдет в другую компанию, а найти нового будет невозможно.

Условия оплаты, объем постоянного и переменного вознаграждения для каждой должности формируются с учетом рыночных предложений по каждому региону. Менеджер по продажам в Поволжье «стоит» несколько дешевле, чем в столице, хотя и тот и другой продают одинаковый товар. А вот принципы формирования вознаграждения у них одинаковые. Мы работаем на рынке и не можем не учитывать его правила.


Как сделать так, чтобы, с одной стороны, показателей, на которые мотивируются сотрудники, было не слишком много (в этом случае значение каждого конкретного показателя размывается), с другой стороны, чтобы сотрудники придавали значение всем аспектам своей работы, а не только тем, которые указаны в перечне показателей?

Это делается так – устанавливаются показатели наиболее важные и актуальные для бизнеса, именно эти показатели являются основными в мотивационной схеме сотрудника и существенно влияют на его вознаграждение. Для учета выполнения  функциональных обязанностей должности и производственной дисциплины используются  такие показатели, как «Выполнение регламентов»,  «Оценка руководителя» и.т.п.  Проверено, это работает.


Как Вы проверяете, что разработанные показатели не противоречит друг другу? Как избежать ситуации, когда работа сотрудников будет напоминать известную басню про лебедя, рака и щуку? Не усугубит ли система мотивации, основанная на показателях, данную ситуацию, если она есть?

Показатели разрабатываются «сверху», начиная показателей деятельности компании и декомпозируются до показателей подразделений и отдельных должностей. Для количественных показателей не могу припомнить случаев, подтверждающих Ваши опасения. А вот качественные показатели мы оцениваем на предмет противоречий в разрезе должностей и подразделений, а также соответствия ценностям компании. Потом, у нас обязательно присутствуют групповые показатели, мало выполнить свой план, надо все предпринять, чтобы и подразделение в целом план выполнило, этим мотивируем на взаимопомощь, поддержку, поэтому, упомянутая басня не про нас.


Не секрет, что всегда существуют противоречия между различными подразделениями компании, например, между финансово-экономическим блоком и сбытом - желанием минимизировать запасы и повысить уровень обслуживания клиентов, снизить дебиторскую задолженность и увеличить продажи. Таких противоречий можно привести достаточно много. Как они решаются?

Такие вопросы рассматриваются на концептуальном уровне. В начале процесса внедрения, вместе с руководством компании мы решаем, что сейчас важнее для бизнеса, увеличить клиентскую базу или минимизировать запасы. Согласитесь, что на разных уровнях развития приоритеты разные. Например, если мы наращиваем клиентскую базу, показатель снижения запасов не будет включен в мотивацию, его заменят показатели выполнения планов по запасам, чтобы обеспечить качество обслуживания клиентов. А вот к дебиторской задолженности у нас особое отношение – компания должна выдерживать заданный уровень "дебиторки", всегда стараться снизить этот уровень. То, что касается реальных денежных средств – у нас строго. При этом не надо продажи отождествлять с отгрузкой. Продажи – это и отгрузка и поступление денежных средств в соответствии с договоренностями, и лояльный клиент и пр. Мы, как раз, и предлагаем хорошим результатом считать выполнения комплекса показателей, а не какого-то одного.


Не кажется ли Вам данная система слишком сложной и, как следствие, неработоспособной? А если она реально функционирует, то не превышают ли затраты на её функционирование, эффекта от её внедрения? Ведь скорей всего потребуется привлекать дополнительный персонал для обслуживания данной системы, а также ежемесячно отвлекать руководителей различных звеньев на оценку показателей.

Начну с конца, что значит «отвлекать руководителей»? Руководители нужны, чтобы обеспечить выполнение  показателей своего подразделения. Они должны четко понимать как этого достичь, для этого руководитель должен распределить планируемые результаты между участниками. Если руководитель не знает, как получить результат или кто в этом результате принимает участие, мы советуем такого руководителя заменить на того, кто не считает такие знания лишними для себя (и компании).

Я сама считаю, что если система сложная, то в ней что-то неправильно. Поэтому могу гарантировать, что система мотивации, которая разработана (или будет разработана) нами, проста в эксплуатации и будет занимать времени на поддержку, не больше, чем требуется руководителю без системы, а даже меньше. Ведь для того, чтобы оценить полученные результаты, понять причины неудач, сделать правильные выводы, запланировать дальнейшую деятельность у руководителя будут инструменты. Так что с системой это будет сделать намного проще, руководитель использует нашу «Модель» в которой все планируется, а все расчеты проводятся в автоматизированном режиме, все видно, понятно,  удобно и просто.


Что представляет собой процесс внедрения? Как снизить риск недовольства персонала и связанные с этим проблемы для компании? Как не лишиться опытных и квалифицированных сотрудников, которые будут не согласны с внедрением новой системы, а их потеря будет чувствительна для компании?

Не скрою, у персонала возникают «страхи», но мы умеем с этим справляться. Во-первых, создаем проектную группу от клиента в которую входят руководители, признанные лидеры, проводим работу с ними, разъясняем, что изменится, как выгодно будет хорошо работать и пр. Они, в свою очередь, доносят это до сотрудников, в сложных случаях, мы сами проводим собрания и разъяснения с сотрудниками, оказываем поддержку. Во-вторых, всегда проводим опытную эксплуатацию. Рассчитываем вознаграждения по новой системе, чтобы можно было каждому в реальном времени понять, как все работает, и что от него требуют, при этом этот месяц платим по старым правилам. После этого проблем нет.

Могу всех заверить, что квалифицированные сотрудники Вас не покинут, они откроют в себе дополнительные возможности. Кроме того, прорабатывая показатели и устанавливая их значения, мы всегда привлекаем этих сотрудников, они чувствуют свою вовлеченность, необходимость.


Процесс внедрения очень простой:


  • Вместе с руководством вырабатываем концепцию нашей будущей системы мотивации. В концепции учитываются требования бизнеса, цели развития компании;
  • Далее, в соответствии с организационной структурой, совместно определяем «ценность» каждой должности для компании. Для оценки привлекаем руководителей и авторитетных сотрудников;
  • На следующем шаге мы самостоятельно разрабатывает систему вознаграждения и систему показателей, карты оценки деятельности для каждой должности, согласовываем разработки с заказчиком;
  • Если все согласовано – делаем модели, берем месяц на опытную эксплуатацию, проводим обучение, планируем показатели, в конце месяца сравниваем план с фактом, рассчитываем вознаграждение;
  • Вот и все,  проект завершен. Далее заказчик самостоятельно действует в соответствии с инструкциями.




Всем ли компаниям подходит предлагаемая система мотивации или есть исключения? Например, во всех ли отраслях её можно внедрять, для компаний какого масштаба бизнеса, какой требуется уровень автоматизации? Или можно выделить какие-то ещё аспекты, ограничивающие применение данной системы?

Мы не видим принципиальных ограничений, так как разрабатывали и внедряли систему для разных бизнесов (производство, дистрибуция, сервис, проектные компании и др.), в компаниях разного масштаба.


Какова роль консультантов при разработке и внедрении системы мотивации, ведь можно реализовать данный проект самостоятельно? Какие результаты получает Заказчик?

Если в компании есть группа специалистов, обладающая необходимыми знаниями и опытом внедрения, то можно проект реализовать самостоятельно. Почему группа, да потому, что каждое решение в разработке настолько важное, напрямую влияет на вознаграждение, поэтому все решения должны быть взвешенными, проверенными, консолидированными.
Нo, как правило, такой группы в компании нет, это раз, а второе, надо понимать, что мнение консультанта всегда независимое, а ваш сотрудник может действовать с оглядкой или невольно пытаться «угодить» руководителям, от которых он сам зависит. Решения, в этом случае, будут вызывать вопросы.

Здесь очень подходит пословица, в которой говорится, что сапоги должен тачать сапожник, а печь пироги пирожник. Внедряя своими силами систему мотивации, компания может упустить свою операционную деятельность. Такие примеры есть. Да и с точки зрения затрат внедрять силами консультантов выгодно, проекты по внедрению системы мотивации окупаются очень быстро – за два или три месяца, так, что «заводить» свою команду на этот срок просто неоптимально.

Ну и самое главное, какие результаты получает Заказчик. Неоценимые, правда.

Не буду повторяться, что (какие документы и материалы) мы физически передаем Заказчику, это все будет сделано в соответствии с предметом и условиями договора. Но это только часть результатов.

Основными и самыми важными результатами являются следующие изменения:

  • Компания поставила под контроль выполнение всех значимых для нее показателей;
  • Все показатели планируются, определена ответственность за их измерение;
  • Все руководители подразделений и сотрудники компании информированы о целях и задачах компании, понимают, как эти цели и задачи связаны с их личной деятельностью, какой результат от них ожидают;
  • Компания получает дополнительные инструменты управления и эффективно ими пользуется;
  • Определены лидеры в каждой должности;
  • Можно планировать развитие сотрудников.

Наконец, компания станет более привлекательным работодателем для лучших кандидатов. Эти специалисты, которые знают себе цену, «на берегу» примут установленные правила и планы,  будут понимать, от чего зависит их вознаграждение, и что это вознаграждение можно увеличить только за счет еще лучших результатов.

Собственно то, что Вам и надо.


Подробнее о том, как реализуется проект по мотивации персонала

 
Баннер

Поиск на сайте



Звоните: +7 (499) 703-15-43  

Powered by Spearhead Softwares Joomla Facebook Like Button

© ТБС Консалтинг 2009 - 2016